Asi každý z nás bol už aspoň raz nespokojný s nakúpeným tovarom alebo poskytnutou službou. Či už to riešil alebo nie. Dajme si ruku na srdce. Koľko z nás kývne rukou a nechá to tak? No asi väčšina. Prečo asi? Akoby sme sa niečoho báli. A možno väčšina z nás ani nevie ako by mali postupovať. Nuž legislatívne máme zakotvené právo reklamovať alebo sťažovať si, ak máme pocit, že asi sme zaplatili za niečo, čo nespĺňa naše predstavy.
Čo by sme mali vedieť o reklamáciách a sťažnostiach? To čo je nižšie uvedené sa týka nielen nás bežných občanov, spotrebiteľov, ale aj výrobcov a poskytovateľov služieb. Mali by sme asi vedieť ako by mali postupovať aj výrobcovia a poskytovatelia služieb, ktorí mnohokrát ani nevedia ako postupovať alebo snáď nechcú? Hlavne predchádzať opakovaniu sa reklamácie alebo sťažnosti. A to by malo výrobcov a poskytovateľov služieb asi najviac zaujímať.
Na začiatok by sme si mali povedať čo to vlastne je reklamácia a sťažnosť.
Reklamácia je verbálne alebo písomné vyjadrenie pripomienok, alebo názoru na daný produkt, alebo poskytnutú službu, ktorý podľa názoru klienta nespĺňa očakávania, na ktorý bol určený. Reklamácia sa spravidla týka určitého výrobku alebo služby.
Pod pojmom sťažnosť rozumieme verbálne alebo písomné vyjadrenie nespokojnosti klienta s výrobkom, alebo poskytnutou službou. Na základe sťažnosti kompetentná osoba/komisia zložená z tímu posúdi opodstatnenosť a v prípade opodstatnenosti rozhodne o ďalšom postupe. Sťažnosť sa spravidla môže týkať systému a môže byť výsledkom opakovanej sťažnosti.
Hovoríme tu o opodstatnenosti reklamácie alebo sťažnosti. Naozaj je pravda, že mnohokrát to čo si myslíme, že je vhodné reklamovať alebo sťažovať, asi nie je celkom tak a budeme sa musieť s rozhodnutím uspokojiť. Niekto to musí posúdiť. No a mala by to byť kompetentná osoba alebo osoby.
Ako postupovať pri reklamácii alebo sťažnosti
Reklamácie alebo sťažnosti môžeme rozdeliť z hľadiska závažnosti na kvalitu a na bezpečnosť pokiaľ už ide o zdravie alebo dokonca môže spôsobiť smrť spotrebiteľa.
V každom prípade reklamácia a sťažnosť môže byť podaná ústne alebo písomne, ale musí byť zaevidovaná. Následne kompetentná osoba/tím posúdi jej opodstatnenosť. V prípade opodstatnenej reklamácie alebo sťažnosti je táto riešená v lehote do 30 dní a to písomne. V prípade opodstatnenia, by sa malo uvažovať o odškodnení zákazníka.
Evidencia musí obsahovať:
- Záznam o reklamácii/sťažnosti klienta.
- Záznam o riešení reklamácie/sťažnosti smerom ku klientovi.
- Záznam o riešení reklamácie/sťažnosti smerom do vnútra organizácie v prípade opodstatnenosti.
Ak sa zastavíme pri bode 3. Záznam o riešení reklamácie/sťažnosti smerom do vnútra organizácie v prípade opodstatnenosti, často výrobca alebo poskytovateľ ani netuší, že ak chyba nastala u neho, by mal toto analyzovať a učiniť nápravné opatrenia, aby sa reklamácia alebo sťažnosť neopakovala a ešte viesť z toho aj záznam. Často krát výmenou tovaru, opakovane poskytnutou službou, v niektorých prípadoch odškodnením spotrebiteľa je proces ukončený. No a tá istá reklamácia sa opakuje a opakuje.
Má to však jeden háčik. Čo ak vy ako spotrebitelia by ste požadovali od výrobcu alebo poskytovateľa služby informáciu, ako riešil situáciu, aby sa uvedená reklamácia alebo sťažnosť neopakovala, zvlášť ak ste pravidelný odberateľ služby alebo tovaru? Máte na to právo.
V prípade reklamácie alebo sťažnosti kompetentný pracovník/tím rozhodne o tom, či sa jedná o reklamáciu oprávnenú alebo neoprávnenú. V oboch prípadoch však o stanovisku spoločnosti informuje klienta poverená osoba.
V prípade oprávnenej reklamácie produktu/služby vyplní poverený pracovník Záznam o nezhode a navrhne nápravné opatrenie. Súčasne zaeviduje túto nezhodu do Evidencie reklamácií.
Pre uzatvorenie nezhody platia nasledujúce pravidlá:
- Príslušný kompetentný pracovník/tím preskúma a určí príčinu nezhody.
- Nápravné opatrenia musia byť formulované tak, aby sa odstránila nielen nezhoda samotná, ale aby sa odstránila zároveň príčina nezhody (náprava, nápravná činnosť).
- Viac nezhôd rovnakého charakteru môže viesť k prijatiu preventívneho opatrenia.
- Vykonaná nápravná činnosť sa preskúma po jej realizácii príslušným pracovníkom.
- Preventívne opatrenia sa prijímajú s cieľom odstrániť príčiny možnej nezhody, teda nezhody, ktorá ešte nenastala, ale ktorú by bolo možné predpokladať, alebo v prípade výskytu väčšieho množstva nezhôd rovnakej povahy.
Nezhodným výrobkom/službou označujeme každý výrobok/službu, ktorý sa aspoň v jednom zo sledovaných ukazovateľov nezhoduje s príslušným predpisom a/alebo príslušnou legislatívou. Je ním každý reklamovaný výrobok/služba, kde je potvrdená opodstatnenosť a ostáva ním pokiaľ sa nepreukáže, že daný výrobok/služba spĺňa všetky požiadavky na ne kladené.
No a na záver jedna informácia. Reklamovať môžeme úplne všetko ak máme pocit, že naše práva boli porušené. Či je to tovar, služba, poskytnutie zdravotnej starostlivosti a podobne.
Reklamácia alebo sťažnosť v oblasti poskytovania zdravotnej starostlivosti je trošku komplikovanejšia. Aj na to však máme právo. Ale o tom až v samostatnom príspevku.
No a teraz sa zamyslime nad tým, ako sa na Slovensku riešia reklamácie a sťažnosti smerom k spotrebiteľovi a smerom do vnútra organizácie?